Ditte esterne in azienda: quali documenti deve verificare il Datore di Lavoro prima dell’ingresso?
Un’impresa deve eseguire una manutenzione. Gli operatori sono attesi in azienda, l’intervento è stato concordato e qualcuno ha già chiesto di inviare i documenti.
Ma quali documenti servono davvero? È sufficiente ricevere un DURC? Bisogna chiedere sempre il DVR, il POS e tutti gli attestati dei lavoratori? E chi deve preparare il DUVRI?
Sono domande frequenti, soprattutto quando manutenzioni, pulizie, installazioni e altri servizi vengono affidati a soggetti esterni.
Il rischio è utilizzare la stessa richiesta documentale per qualsiasi intervento, senza distinguere gli obblighi previsti dalla legge dalle verifiche necessarie soltanto in determinate situazioni.
Per il Datore di Lavoro committente, il controllo deve partire dal lavoro da affidare: chi lo eseguirà, dove, con quali modalità e con quali possibili interferenze con l’attività aziendale.
Quando si applica l’articolo 26
L’articolo 26 del D.Lgs. 81/2008 disciplina gli obblighi connessi all’affidamento di lavori, servizi e forniture a imprese appaltatrici o lavoratori autonomi. Riguarda le attività svolte all’interno dell’azienda, di una sua unità produttiva o nell’ambito del suo ciclo produttivo, quando il Datore di Lavoro committente ha la disponibilità giuridica dei luoghi interessati.
Non si applica, quindi, soltanto ai grandi appalti. Può riguardare anche interventi ordinari e ricorrenti.
La norma richiede di verificare l’idoneità tecnico-professionale del soggetto incaricato, fornire informazioni sui rischi presenti e sulle misure di prevenzione ed emergenza, cooperare e coordinare le attività.
Raccogliere i documenti è una parte di questo percorso. Il risultato deve essere un intervento organizzato in condizioni di sicurezza.
La verifica dell’idoneità parte da due documenti precisi
Per la verifica prevista dall’articolo 26, comma 1, lettera a), il testo individua:
il certificato di iscrizione alla Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura;
l’autocertificazione dell’impresa appaltatrice o del lavoratore autonomo sul possesso dei requisiti di idoneità tecnico-professionale, resa ai sensi dell’articolo 47 del D.P.R. 445/2000.
L’Interpello n. 3/2014 chiarisce che questi documenti soddisfano la verifica documentale dell’idoneità secondo la disposizione richiamata.
Questo chiarimento evita di trasformare ogni affidamento in una richiesta indiscriminata di tutto l’archivio aziendale dell’appaltatore.
Occorre però mantenere il collegamento con la prestazione: identificare correttamente l’impresa, capire quali attività svolgerà e affrontare eventuali incongruenze evidenti.
Le informazioni aggiuntive necessarie a organizzare il lavoro e gestire le interferenze hanno una funzione diversa: permettono ai soggetti coinvolti di cooperare e coordinarsi concretamente.
Ditte esterne: la tabella dei documenti e delle informazioni da verificare
Nella tabella, “obbligatorio” si riferisce alle situazioni che rientrano nell’ambito della disposizione indicata. Gli obblighi specifici dell’appaltatore non comportano automaticamente la consegna integrale di ogni documento al committente.
Documento o informazione | Obbligatorio o richiesto in determinate circostanze | Chi lo predispone o lo fornisce | Cosa verificare prima dell’avvio |
Certificato di iscrizione alla Camera di commercio | Obbligatorio per la verifica prevista dall’art. 26, comma 1, lettera a), secondo le modalità vigenti | Impresa appaltatrice o lavoratore autonomo | Identità del soggetto incaricato e coerenza delle attività dichiarate con la prestazione affidata |
Autocertificazione di idoneità tecnico-professionale | Obbligatoria per la medesima verifica | Impresa appaltatrice o lavoratore autonomo | Dichiarazione sottoscritta, riferibile al soggetto e alla prestazione, resa ai sensi del D.P.R. 445/2000 |
Informazioni sui rischi dell’ambiente e sulle misure di emergenza | Obbligatorie ai sensi dell’art. 26, comma 1, lettera b); non è imposto un unico modello standard | Datore di Lavoro committente | Che le informazioni siano specifiche per aree e attività interessate e arrivino alle persone che eseguiranno il lavoro |
Informazioni su modalità di intervento, attrezzature, prodotti e interferenze | Necessarie per cooperazione e coordinamento, con contenuti proporzionati all’attività | Appaltatore e committente, attraverso uno scambio reciproco | Compatibilità con l’attività aziendale, aree da separare, impianti da mettere in sicurezza e misure condivise |
Indicazione del personale che svolge la funzione di preposto | Obbligatoria per i datori di lavoro appaltatori e subappaltatori, ai sensi del comma 8-bis | Datore di Lavoro dell’impresa appaltatrice o subappaltatrice | Nominativi comunicati espressamente e organizzazione che consenta l’effettivo svolgimento della funzione |
DUVRI | Richiesto quando ricorrono i presupposti, tenendo conto delle esclusioni e delle disposizioni applicabili | Datore di Lavoro committente, con le informazioni dell’appaltatore; riparto specifico nei casi del comma 3-ter | Rischi da interferenze, misure applicabili, allegazione al contratto e necessità di aggiornamento |
Indicazione dei costi della sicurezza da interferenze | Obbligatoria nei contratti ricadenti nel comma 5 | Soggetti che definiscono il contratto, sulla base delle misure individuate | Indicazione specifica dei costi pertinenti e loro esclusione dal ribasso |
DURC | Da acquisire quando richiesto dalla disciplina applicabile; non sostituisce i due documenti dell’art. 26 | Rilasciato attraverso il sistema degli enti competenti | Regolarità, corretta identificazione dell’impresa e validità del documento |
Evidenze di formazione, abilitazione e addestramento | Verifica mirata in relazione alla prestazione; nessun obbligo generale dell’art. 26 di ricevere tutti gli attestati | Impresa appaltatrice, per quanto pertinente | Requisiti necessari per mansioni, attrezzature e attività effettivamente affidate |
Evidenze dell’idoneità sanitaria, quando prevista | Legate ai rischi e agli obblighi applicabili; non è richiesta automaticamente la consegna di tutti i giudizi | Impresa appaltatrice, limitatamente alle informazioni pertinenti | Assolvimento degli obblighi e compatibilità con l’attività, tutelando i dati sanitari |
Qualificazioni, abilitazioni e documentazione tecnica specifica | Richieste per attività o attrezzature soggette a regole particolari | Impresa, lavoratore autonomo o altro soggetto competente | Requisiti pertinenti all’intervento, alle attrezzature e ai rischi presenti |
POS, documenti del Titolo IV e verifica della patente a crediti | Quando l’attività ricade nella disciplina dei cantieri, secondo i rispettivi presupposti ed esclusioni | Soggetti individuati dalla disciplina dei cantieri | Corretto inquadramento dell’intervento e completamento delle verifiche previste |
Verbale di sopralluogo e coordinamento | Strumento utile per documentare le attività svolte; non esiste un obbligo generale di utilizzare un modello unico | Committente e appaltatore, con i soggetti coinvolti | Decisioni, responsabilità operative, misure concordate e criticità ancora da risolvere |
La distinzione è importante: un documento può essere obbligatorio per l’impresa che esegue il lavoro senza dover essere trasmesso integralmente a ogni cliente. Al contrario, alcune informazioni indispensabili per coordinare l’intervento devono essere scambiate anche quando non è previsto uno specifico modulo.
Il committente deve fornire informazioni, non soltanto richiederle
Una richiesta documentale inviata all’appaltatore non esaurisce gli obblighi del committente. L’impresa esterna può conoscere bene il proprio mestiere e non conoscere l’azienda nella quale sta per lavorare.
Deve sapere quali rischi troverà nelle aree interessate, quali percorsi utilizzare, dove non può accedere, come vengono gestite le emergenze e quali attività aziendali potrebbero interferire con l’intervento.
Le informazioni devono essere concrete.
Consegnare un fascicolo generico sulla sicurezza aziendale serve poco se manca l’indicazione di una macchina che può riavviarsi, di una zona attraversata dai mezzi o di un impianto che deve essere messo in sicurezza.
Allo stesso tempo, l’appaltatore deve spiegare come intende lavorare e quali rischi potrebbe introdurre nell’ambiente.
È da questo confronto che nascono le misure di coordinamento: separare attività incompatibili, modificare gli orari, delimitare le aree o concordare procedure di accesso e riconsegna.
Il DUVRI non è un documento da chiedere alla ditta esterna
Il Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze riguarda i rischi che derivano dall’incontro tra le attività coinvolte nell’appalto.
Quando deve essere redatto, l’obbligo fa capo al Datore di Lavoro committente, ferme restando le specifiche modalità previste quando chi affida il contratto non coincide con il Datore di Lavoro del luogo di esecuzione.
L’appaltatore fornisce le informazioni necessarie, partecipa al coordinamento e applica le misure di propria competenza.
L'articolo 26, comma 3, prevede inoltre, per i settori a basso rischio individuati dalla normativa e alle condizioni stabilite dalla disposizione, la possibilità di promuovere cooperazione e coordinamento attraverso un incaricato qualificato, in alternativa alla redazione del DUVRI. Non si tratta di un'esclusione automatica dall'obbligo di gestire i rischi da interferenze. Il DUVRI deve individuare misure realmente utilizzabili ed essere adeguato all’evoluzione dell’intervento. Non serve a sostituire la valutazione dei rischi specifici propri dell’appaltatore.
Nel contratto devono inoltre essere gestiti i costi delle misure contro le interferenze secondo quanto previsto dall’articolo 26, comma 5.
Un intervento breve non esclude automaticamente il DUVRI
Il comma 3-bis prevede esclusioni dall’obbligo del comma 3 per servizi di natura intellettuale, mere forniture di materiali o attrezzature e lavori o servizi non superiori a cinque uomini-giorno, nel rispetto delle condizioni indicate dalla norma.
Non basta quindi dire: “È un lavoro di poche ore”.
Occorre considerare i rischi richiamati dalla disposizione, tra cui il rischio di incendio di livello elevato, ambienti confinati, amianto, atmosfere esplosive, agenti cancerogeni, mutageni, tossici per la riproduzione o biologici e rischi particolari dell’Allegato XI del D.Lgs 81/2008.
Anche il conteggio va effettuato correttamente: cinque uomini-giorno non significa cinque giorni di calendario. Tre lavoratori impiegati per due giornate corrispondono già a sei uomini-giorno. Per prestazioni ricorrenti deve essere considerato il riferimento annuale previsto dalla norma.
Soprattutto, l’esclusione dal DUVRI non cancella gli obblighi di verifica, informazione, cooperazione e coordinamento.
Bisogna chiedere sempre il DVR completo dell’appaltatore?
Nell’ambito generale dell’articolo 26, la consegna integrale del DVR non rientra nei due documenti espressamente individuati per la verifica dell’idoneità tecnico-professionale.
Questo non significa che il DVR non serva all’impresa che è tenuta a predisporlo. Significa distinguere l’obbligo di valutare i rischi dall’obbligo di trasmettere il documento al committente.
Per organizzare l’appalto possono essere necessarie informazioni su lavorazioni, rischi introdotti, prodotti, attrezzature e misure adottate. La richiesta deve essere pertinente all’intervento.
Lo stesso criterio vale per attestati e documentazione sanitaria: bisogna verificare ciò che conta per il lavoro affidato, evitando una raccolta indistinta di documenti e dati personali.
Resta essenziale che le valutazioni aziendali siano aderenti alle attività concrete. È il principio affrontato nell’approfondimento sul perché il DVR deve rappresentare il lavoro realmente svolto.
Il preposto deve essere individuato e comunicato
Nelle attività in appalto o subappalto, i rispettivi datori di lavoro devono indicare espressamente al committente il personale che svolge la funzione di preposto.
L’Interpello n. 4/2024 richiama la necessità che questa funzione sia attribuita a chi può effettivamente esercitarla.
Per il committente non è quindi utile avere soltanto il nome di un referente commerciale. Deve essere chiaro chi sovrintende alle attività dell’impresa e come viene assicurata la vigilanza.
Le eventuali particolarità delle imprese con un solo lavoratore devono essere affrontate secondo l’organizzazione effettiva e i chiarimenti ministeriali.
Se il lavoro è un cantiere, cambiano le verifiche
Il fatto che l’intervento avvenga dentro un’azienda non esclude l’applicazione del Titolo IV del D.Lgs. 81/2008.
Se vengono svolti lavori edili o di ingegneria civile compresi nel relativo campo di applicazione, devono essere verificati anche gli obblighi specifici dei cantieri: idoneità secondo l’Allegato XVII, POS, eventuale PSC, coordinatori e ulteriori adempimenti pertinenti.
La verifica della patente a crediti va considerata quando ricorrono i presupposti, tenendo conto delle esclusioni previste.
Non è corretto chiedere il POS a qualsiasi impresa esterna soltanto perché entra nello stabilimento. È altrettanto scorretto trattare come semplice manutenzione aziendale un’attività che ricade nella disciplina dei cantieri.
Per approfondire il riparto delle responsabilità, leggi l’articolo sulla verifica della documentazione in cantiere da parte di committenti, progettisti e direttori dei lavori.
Le informazioni sull’amianto devono arrivare prima dei lavori
Quando l’intervento interessa edifici o impianti che potrebbero contenere amianto, una normale richiesta di documenti all’appaltatore non risolve il problema.
Occorre chiarire quali materiali saranno interessati e quali informazioni siano disponibili prima di autorizzare tagli, forature, rimozioni o demolizioni.
Un’impresa non può organizzare correttamente il lavoro se scopre il sospetto soltanto dopo aver iniziato a disturbare il materiale.
Censimenti, analisi e informazioni sugli interventi precedenti devono quindi entrare nella pianificazione e nello scambio tra i soggetti coinvolti.
Abbiamo approfondito il tema nell’articolo su amianto in azienda e verifiche da effettuare prima dell’inizio dei lavori.
Prima dell’ingresso, deve essere chiaro chi può iniziare e a quali condizioni
Una procedura utile collega la verifica documentale all’organizzazione dell’intervento.
Prima dell’avvio dovrebbero essere definiti l’attività autorizzata, le persone coinvolte, le aree interessate, i riferimenti operativi, le misure concordate e gli eventuali controlli ancora da completare.
Se cambiano lavorazioni, attrezzature, imprese o condizioni dell’ambiente, bisogna ricontrollare l’adeguatezza delle misure e aggiornare la documentazione pertinente.
L’obiettivo è fare in modo che chi entra sappia come lavorare in quel luogo e che l’azienda sia pronta a gestire le interferenze prodotte dall’intervento.
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