Prassi aziendali diverse dalle procedure scritte: il rischio nascosto per il Datore di Lavoro

In azienda esistono le procedure ufficiali e poi esiste il modo in cui il lavoro viene svolto ogni giorno.

Quando questi due elementi coincidono, le regole di sicurezza possono guidare concretamente le attività. Quando invece i lavoratori seguono abitudini, scorciatoie o modalità operative diverse da quelle previste, si crea una distanza pericolosa tra la documentazione e la realtà.

Questa distanza può rimanere nascosta per molto tempo. Una lavorazione viene ripetuta ogni giorno, nessuno segnala problemi e l’assenza di incidenti finisce per far apparire normale anche un comportamento non sicuro.

Per il Datore di Lavoro, però, una prassi consolidata non diventa automaticamente corretta soltanto perché viene utilizzata da anni.

Se una procedura è scritta nel DVR ma il lavoro viene svolto diversamente, il rischio non è soltanto che il personale non rispetti una regola. Il vero problema è che la valutazione potrebbe non descrivere più l’organizzazione aziendale e che le misure di prevenzione previste potrebbero essere inefficaci o impossibili da applicare.

Che cosa si intende con prassi aziendale

Una prassi aziendale è una modalità di lavoro che si ripete nel tempo, anche se non è stata formalizzata all’interno di una procedura.

Può riguardare l’utilizzo di una macchina, la pulizia di un’attrezzatura, la movimentazione dei materiali, l’accesso a una determinata area o la gestione di un’anomalia.

La prassi può nascere dall’esperienza dei lavoratori, dalla necessità di velocizzare la produzione o dal tentativo di risolvere un problema operativo. In altri casi si sviluppa perché la procedura ufficiale non tiene conto degli spazi, delle attrezzature e dei tempi realmente disponibili.

Pensiamo a una macchina che, secondo le istruzioni, deve essere completamente arrestata prima della pulizia. Se l’arresto richiede un’operazione lunga e poco chiara, gli addetti possono abituarsi a intervenire mentre alcune parti sono ancora in movimento.

In un magazzino, invece, il DVR può prevedere la separazione tra percorsi pedonali e corsie dei carrelli. Se però i passaggi vengono occupati da bancali e merci, i lavoratori potrebbero essere costretti a transitare nelle zone destinate ai mezzi.

La prassi reale finisce così per sostituire la procedura ufficiale, anche se nessuno ha mai deciso formalmente di modificarla.

Perché le prassi sono uno dei rischi più difficili da vedere 

Il pericolo principale è la normalizzazione.

Quando un comportamento viene ripetuto ogni giorno senza conseguenze immediate, la percezione del rischio diminuisce. Una protezione rimossa temporaneamente può restare disattivata. Un accesso vietato può diventare abituale. Un’attrezzatura non idonea può trasformarsi nello strumento utilizzato da tutti.

A quel punto, la modalità non corretta non viene più vista come un’eccezione, ma come il normale modo di lavorare.

Il problema può rimanere invisibile anche alla direzione, soprattutto quando il Datore di

Lavoro non osserva direttamente le attività o riceve informazioni soltanto attraverso documenti e riunioni.

Durante gli audit capita spesso di osservare lavorazioni eseguite in modo diverso rispetto a quanto riportato nelle procedure. Nella maggior parte dei casi non si tratta di comportamenti intenzionalmente pericolosi, ma di modalità operative nate nel tempo per superare difficoltà organizzative o tecniche. Proprio per questo è fondamentale individuarle prima che diventino la normalità. 

La prassi, però, può emergere durante un sopralluogo, un controllo, un quasi infortunio o, nella situazione più grave, dopo un incidente.

È in quel momento che viene confrontato ciò che il DVR prevedeva con ciò che i lavoratori facevano realmente.

Una procedura scritta non protegge l’azienda se non viene applicata

La presenza di una procedura non è sufficiente a dimostrare che il rischio sia stato correttamente gestito.

La procedura deve essere conosciuta, comprensibile e concretamente applicabile. Deve inoltre essere accompagnata da attrezzature, tempi e risorse compatibili con il suo contenuto.

Se il documento stabilisce che una lavorazione deve essere eseguita da due persone, ma l’organizzazione assegna abitualmente un solo lavoratore, la procedura non trova corrispondenza nella realtà.

Lo stesso accade quando viene previsto l’utilizzo di un dispositivo che non è disponibile, non è adatto all’attività o rende praticamente impossibile completare il lavoro.

In questi casi non basta richiamare genericamente i lavoratori al rispetto delle regole. È necessario capire perché la procedura viene disattesa.

Può esistere un problema di formazione, di vigilanza o di organizzazione. Ma può anche accadere che la procedura sia stata costruita senza osservare l’attività reale e che, di conseguenza, non rappresenti una soluzione praticabile.

Il DVR deve valutare il lavoro concreto

Il D.Lgs. 81/2008 richiede la valutazione dei rischi presenti durante l’attività lavorativa e l’indicazione delle misure di prevenzione e protezione adottate. Il documento deve inoltre individuare le procedure necessarie per attuare le misure e i ruoli aziendali incaricati di provvedervi. La valutazione e la conseguente elaborazione del DVR rimangono obblighi non delegabili del Datore di Lavoro.

Questo significa che il documento non dovrebbe descrivere soltanto come il lavoro dovrebbe essere svolto secondo manuali, istruzioni e indicazioni teoriche.

Deve rappresentare il modo in cui le attività vengono effettivamente organizzate, considerando anche le situazioni anomale ma ragionevolmente prevedibili.

La manutenzione, la pulizia, la regolazione delle macchine, la rimozione dei materiali bloccati e gli interventi in caso di guasto sono spesso le fasi nelle quali nascono le prassi più rischiose.

Se queste operazioni non vengono analizzate, i lavoratori possono trovarsi costretti a

scegliere autonomamente come intervenire.

Il DVR rischia quindi di risultare formalmente completo, ma operativamente distante dall’azienda.

Per questo motivo il sopralluogo rappresenta una fase essenziale della valutazione dei rischi e non un semplice adempimento preliminare. 

La Cassazione e la distanza tra DVR e lavorazioni reali

Il tema è stato affrontato anche dalla Corte di Cassazione Penale, Sezione IV, nella sentenza n. 22780 del 19 giugno 2026.

Il caso riguardava una prassi utilizzata da molti anni, attraverso la quale i lavoratori entravano in una vasca di fermentazione per distribuire le vinacce. L’attività veniva svolta in presenza del rischio di accumulo di anidride carbonica e conseguente asfissia.

Il DVR prevedeva formalmente un divieto di ingresso, ma non descriveva adeguatamente il rischio connesso alla modalità reale di lavoro e non individuava una condotta alternativa concretamente applicabile.

Secondo quanto ricostruito nella pronuncia, esisteva una evidente distanza tra ciò che era riportato nel documento e il concreto svolgimento delle lavorazioni. La prassi era risalente nel tempo ed era stata tollerata all’interno dell’organizzazione.

Il principio è importante anche al di fuori del caso specifico: il Datore di Lavoro deve individuare con precisione i pericoli concretamente presenti e non può affidarsi a procedure puramente compilative o cartolari.

Un divieto generico può non essere sufficiente se l’azienda non indica come svolgere in sicurezza l’attività che ha determinato la nascita della prassi.

Il Datore di Lavoro non può limitarsi a dire che la procedura esisteva

Dopo un infortunio può emergere che il lavoratore non abbia seguito la procedura.

Questa circostanza deve certamente essere valutata, ma non elimina automaticamente ogni problema organizzativo.

Occorre chiedersi se la regola fosse conosciuta, se il lavoratore fosse stato formato, se avesse ricevuto un addestramento adeguato e se la procedura fosse realmente applicabile.

Bisogna inoltre verificare se il comportamento fosse occasionale oppure diffuso e ripetuto.

Quando una modalità diversa viene utilizzata abitualmente da più lavoratori, è difficile considerarla soltanto come un’iniziativa individuale imprevedibile. Può essere il segnale di una carenza nel sistema di vigilanza o di una procedura che non risponde alle necessità operative.

Il Datore di Lavoro deve quindi conoscere il modo in cui il lavoro viene svolto e organizzare un sistema capace di intercettare le deviazioni.

Il ruolo del preposto è essenziale, ma non sostituisce il Datore di Lavoro

Il preposto ha il compito di sovrintendere e vigilare sul rispetto degli obblighi, delle disposizioni aziendali e delle procedure di sicurezza.

Quando rileva comportamenti non conformi, deve intervenire e fornire le indicazioni necessarie. Se l’inosservanza continua, deve interrompere l’attività del lavoratore e informare i superiori diretti. Deve inoltre segnalare tempestivamente le condizioni di pericolo rilevate durante l’attività.

Il preposto rappresenta quindi un punto di osservazione fondamentale.

È spesso la figura che può rendersi conto per prima che una procedura non viene rispettata, che un’attrezzatura viene usata in modo diverso o che una misura di sicurezza crea difficoltà operative.

La sua presenza, però, non esonera il Datore di Lavoro dai propri obblighi.

La direzione deve assicurarsi che il preposto sia stato individuato, formato e messo nelle condizioni di intervenire. Non dovrebbe verificarsi una situazione nella quale il preposto tollera comportamenti pericolosi perché teme di rallentare la produzione o perché non dispone dell’autorità necessaria.

La vigilanza deve essere effettiva, non soltanto prevista nell’organigramma.

I segnali che indicano la presenza di una prassi nascosta

Le prassi diverse dalle procedure lasciano spesso piccoli segnali.

Una protezione viene trovata frequentemente aperta o rimossa. Un DPI viene utilizzato raramente perché considerato scomodo. Un percorso pedonale è quasi sempre occupato. Una macchina presenta modifiche non riportate nei documenti.

Anche alcune frasi dovrebbero attirare l’attenzione: “abbiamo sempre fatto così”, “per questa operazione ci vuole solo un minuto”, “la procedura è troppo lunga” oppure “se seguiamo tutte le indicazioni non riusciamo a lavorare”.

Queste espressioni non devono essere liquidate come semplice resistenza alle regole.

Possono rivelare che esiste una distanza tra ciò che è stato progettato e ciò che è realmente possibile fare.

Un altro segnale importante è rappresentato dai quasi infortuni. Un materiale che cade senza colpire nessuno, un lavoratore che perde momentaneamente l’equilibrio o una macchina che si avvia in modo inatteso sono eventi che dovrebbero essere analizzati.

Aspettare che si verifichi un danno significa perdere l’opportunità di correggere il sistema in anticipo.

Osservare il lavoro è diverso dal rileggere il DVR

La revisione documentale è importante, ma da sola non permette di individuare tutte le prassi.

Per capire come si lavora realmente bisogna entrare negli ambienti, osservare le attività e confrontarsi con chi le svolge.

Il sopralluogo non dovrebbe essere una visita rapida nella quale tutto viene mostrato nella condizione ideale. È utile osservare anche i momenti di avvio, pulizia, cambio lavorazione, manutenzione e gestione delle anomalie.

Il Datore di Lavoro, con il supporto del RSPP, dei preposti e delle altre figure coinvolte, dovrebbe verificare se ogni passaggio previsto può essere eseguito con gli strumenti disponibili.

Anche il confronto con i lavoratori è essenziale. Chi utilizza quotidianamente una macchina può conoscere difficoltà che non emergono dalla lettura del manuale. Può spiegare perché una protezione viene aperta, perché un passaggio viene evitato o perché una determinata procedura viene considerata impraticabile.

Raccogliere queste informazioni non significa accettare la prassi non sicura. Significa comprenderne l’origine per poterla eliminare.

Quando è necessario modificare la procedura

Non sempre la soluzione consiste nel richiamare i lavoratori.

Se la procedura è corretta, applicabile e supportata da attrezzature adeguate, occorre rafforzare informazione, formazione, addestramento e vigilanza.

Quando invece la regola non può essere rispettata nelle condizioni reali, deve essere riesaminata.

La soluzione può richiedere una modifica dell’attrezzatura, una diversa organizzazione degli spazi, l’introduzione di un dispositivo, l’aumento del numero di lavoratori coinvolti o la revisione dei tempi di lavoro.

La procedura deve essere aggiornata soltanto dopo avere individuato una modalità che garantisca il controllo del rischio.

Non sarebbe corretto formalizzare semplicemente la prassi esistente per far coincidere il documento con la realtà. Una modalità operativa può entrare nella procedura solo se è stata valutata e resa sicura.

Formazione e addestramento devono riguardare le difficoltà reali

Una formazione basata esclusivamente sulla lettura della procedura può non essere sufficiente.

I lavoratori devono sapere cosa fare quando il lavoro non procede come previsto.

Devono conoscere la modalità corretta per fermare una macchina, rimuovere un blocco, gestire un’anomalia e chiedere supporto senza improvvisare.

Quando l’attività richiede competenze pratiche, l’addestramento deve permettere di provare realmente le operazioni e verificare che il lavoratore sappia eseguirle in sicurezza.

Dal 2025 la disciplina della formazione in materia di salute e sicurezza è stata riordinata dal nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 24 maggio 2025. Anche in questo quadro, la formazione deve essere collegata ai rischi, ai compiti e alle responsabilità concretamente presenti nell’organizzazione.

Se la formazione descrive una realtà diversa da quella che il lavoratore incontra nel reparto, difficilmente riuscirà a modificare i comportamenti.

Cosa può emergere durante un controllo

Durante un accesso ispettivo, la presenza di procedure corrette può essere confrontata con le condizioni visibili negli ambienti di lavoro.

Può essere verificato se le protezioni sono installate, se i DPI vengono utilizzati, se i percorsi sono liberi e se gli addetti conoscono le indicazioni aziendali.

Una procedura che nessuno sa spiegare o che non viene applicata può apparire come un documento costruito per adempiere formalmente all’obbligo.

Anche la coerenza tra DVR, formazione, addestramento, manutenzioni e mansioni può essere oggetto di verifica.

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro rende disponibile il testo coordinato del D.Lgs. 81/2008 aggiornato a gennaio 2026, che conferma la centralità della valutazione dei rischi, dell’organizzazione della vigilanza e dell’attuazione concreta delle misure di prevenzione.

La migliore preparazione a un controllo non consiste quindi nel sistemare

temporaneamente gli ambienti o raccogliere firme all’ultimo momento.

Consiste nel fare in modo che il sistema descritto nei documenti funzioni ogni giorno.

Riavvicinare le procedure al lavoro reale

Quando emerge una prassi diversa, il Datore di Lavoro deve intervenire su due fronti.

Da una parte deve interrompere i comportamenti che espongono i lavoratori a un rischio non controllato. Dall’altra deve comprendere perché quella modalità si è sviluppata.

Se la causa non viene eliminata, è probabile che la stessa prassi ricompaia dopo poco tempo.

Il problema può dipendere da una procedura poco chiara, da un’attrezzatura inadeguata, dalla pressione sui tempi di produzione o da un sistema di vigilanza debole.

Correggere soltanto il comportamento visibile, senza intervenire sull’organizzazione, produce spesso un miglioramento temporaneo.

L’obiettivo deve essere costruire una modalità operativa che sia contemporaneamente sicura, comprensibile e utilizzabile.

La sicurezza deve descrivere ciò che accade ogni giorno

Il rischio nascosto delle prassi aziendali nasce dalla distanza tra la sicurezza formale e il lavoro reale.

Un DVR può essere presente, una procedura può essere firmata e la formazione può risultare registrata. Ma se l’attività viene svolta in un altro modo, il sistema non sta funzionando come dovrebbe.

Il Datore di Lavoro deve quindi porsi una domanda concreta: osservando oggi i lavoratori, vedrei applicate le procedure che ho approvato?

Se la risposta è negativa, non è sufficiente modificare il documento.

Occorre intervenire sulle condizioni che hanno generato la prassi, coinvolgere preposti e lavoratori e rendere coerenti DVR, procedure, attrezzature, formazione e organizzazione.

Lo Studio Tecnico Domenico Alaia supporta aziende, imprese agricole, attività produttive, cantieri e magazzini nella verifica delle prassi operative, nella valutazione dei rischi e nell’aggiornamento del DVR e delle procedure aziendali.

Come capire se esistono prassi diverse dalle procedure

Verifica se:

□ senti spesso dire "abbiamo sempre fatto così";

□ una procedura viene sistematicamente aggirata;

□ una protezione viene lasciata aperta;

□ i DPI vengono evitati;

□ i lavoratori inventano soluzioni improvvisate;

□ il preposto interviene realmente;

□ il DVR descrive il lavoro osservato durante il sopralluogo.

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